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关于2015年下半年全省电大开放教育学籍管理工作安排的通知
2015-08-25 16:04  

关于2015年下半年全省电大开放教育

学籍管理工作安排的通知

                                          鲁电大教函字201513

各市级(直管县)电大,省电大各有关处室、学院:

根据国家开放大学、省电大教务工作部署,现将2015至2016学年第一学期全省电大开放教育学籍管理工作安排通知如下:

一、学籍异动

(一)各电大应严格按照中央电大印发的《中央广播电视大学学籍异动管理工作规程》要求填报《中央广播电视大学学生省际转学审批表》、《中央广播电视大学学生转专业审批表》、《中央广播电视大学学生自愿退学申请表》等学籍异动表格,同时按照学生专业、年级和本专科学习层次分类汇总,加盖学校公章后将书面材料上报省电大学籍科。

(二)各电大请于2015年9月25日前上报老版教务管理系统学生学籍异动书面材料。

(三)对2015年春季(含2015年春季)前入学的CPS1.0版教务管理系统学生的学籍异动数据,各电大应于2015年9月25日前将数据从教学点、分校平台提交到省校平台进行审核,并将加盖学校公章的书面材料在9月25日前上报省电大教务处学籍科审核备案。

(四)2015年秋季新生退学学籍异动,在2015年秋季新生数据下发后一周内截止上报,各电大务必把退学数据从教学点平台提交到省校平台进行审核,将加盖学校公章的书面材料上报省电大教务处学籍科审核备案。

(五)申请省级转学的学生,按照中央电大省级转学规定,请于2015年9月25日前提交《中央广播电视大学学生省际转学审批表》及相关证明材料到省电大审核备案,办理省级转学手续。

(六)按照中央电大学籍异动管理工作要求,学生可自愿退学,退学一经审批,学籍即告终止,不允许再复学。

(七)《中央广播电视大学学生转专业审批表》、《中央广播电视大学学生自愿退学申请表》、《中央广播电视大学学生省际转学审批表》、《山东广播电视大学学籍异动汇总表》分别见附件2、3、4、5。

二、 “双免”申报

(一)老板“双免”操作。对老版教务管理系统教育部统考免考和中央电大课程免修免考(以下简称“双免”)的操作,各电大应按中央电大下发的《中央广播电视大学教务管理系统免修免考操作手册》要求在教管系统中认真填报数据,务必于2015年9月11日前将数据上报到省电大学籍科邮箱:kfk2008@126.com。

(二)新板“双免”操作。对CPS1.0版教务管理系统“双免”的操作,各电大要按照《山东广播电视大学教务管理系统(CPS1.0版)培训教材》要求进行相应数据填报,务必于2015年9月11日前将相关数据从分校平台提交确认,并上传到省校平台进行复审。

(三)“双免”登记表。各电大要认真填写申请“双免”学生登记表,登记表要按学生年级、学习层次、专业进行排序。同时,教育部统考免考学生需单独填报《网考免考申请表》,中央电大课程免修免考学生需单独填报《课程免修免考申请表》。

(四)“双免”申请。凡申请“双免”的学生,请于2015年9月11日前提供相关证明材料报省电大教务处学籍科审核,无证明材料的学生将不予办理免考。

(五)“双免”上报。有关“双免”的申请上报,必须在完成该课程注册与选课确认后才能进行。各电大如逾期不报,省电大将不再单独接收学生“双免”数据。

(六)“双免”要求。“双免”的相关文件如下:《中央广播电视大学免修免考课程管理办法(试行)》(电校教〔2002〕1号)、《中央广播电视大学关于开放教育试点本科(专科起点)学生参加教育部网络教育部分公共基础课考试的实施办法》(电大教〔2005〕7号)、《关于全国网络教育统考科目与对应试点专业教学计划课程免修免考工作有关事宜的通知》(电大教〔2006〕90号)、《关于英语Ⅱ(2)课程免修免考的通知》(电校教〔2008〕35号)。

(七)《山东广播电视大学教育部统考免考和中央电大课程免修免考登记表》、《课程免修免考申请表》、《网考免考申请表》分别见附件1、13、14。

三、学生选课

(一)选课要求。根据中央电大要求,2007年春季开始,进入CPS1.0版教务管理系统的学生必须先进行选课并确认后才能进行报考并录入成绩。因学生选课及确认与学生考试密切相关,各电大应严格按照各注册专业的专业规则进行选课并确认,避免发生漏选课、漏确认等情况。

(二)选课时间。中央电大下发的《关于报送开放教育学生课程注册数据的通知》(电大教〔2008〕17号)规定,各省级电大必须按要求完成学生课程注册(学生选课),并及时将教务管理系统(JWGLNET5.71版、CPS1.0版)中相关课程注册(学生选课)数据提交中央电大教务处教学管理数据中心。中央电大每年春季接收课程注册(学生选课)数据截止时间为4月15日,秋季接收课程注册(学生选课)数据截止时间为10月15日

(三)选课确认。根据中央电大对CPS1.0版教务管理系统学生选课工作的相关要求,各教学点必须在2015年10月15日前将学生选课数据在教学点平台确认,届时省电大将关闭各教学点选课及确认权限。

(四)CPS1.0版教务管理系统学生选课注意事项

1.各教学点选课确认前,要认真核实选课数据是否准确。选课确认后,选课数据将无法修改或删除。

2.CPS1.0版教务管理系统本科学生如申请学位,各电大应先给学生学位外语课程选课,并在报考完成学期上报学生的考试成绩,由省电大教务处考务科录入。

3.各专业规则中如没有学位外语课程,学生可从集体选课中选择相应课程。

4.学生使用专业规则的所有课程只能进行一次选课,不允许重复选课并选课确认,否则将影响学生按期毕业。学生所选课程当学期考试不及格,该课程在下学期无需重复选课,只需重新报考即可。

四、毕业审核

(一)老版教务管理系统毕业审核

各电大要提前安排好毕业预审,认真统计应毕业生名单,在规定时间内到省电大集中办理毕业审核。要切实做好遗留生的审核,不要发生遗漏和延误其毕业。

(二)CPS1.0版教务管理系统毕业审核

1.省审是对所有符合学制、在学籍8年有效期内,奖惩条件符合相关要求的学生进行审核,并形成毕业审核与学位审核结果。教学点、分校平台可同步观察到省审结果。省校也可在发现学生成绩有疑义,并进行成绩更动后重新对其毕业审核。

2.教学点、分校平台审批是对提出毕业、学位申请的学生进行的二级审批,与学生毕业审核是否通过无关。各级平台操作员可以在毕业审核初审结束后,根据审核结果再确定是否批准学生提出毕业申请。教学点平台操作员可以根据学生具体需要,统一进行毕业审核申请和学位审核申请。

3.省校将教学点提出毕业申请、分校审批确认并省校初审通过的学生审核数据提交到中央电大毕业终审,中央电大在两个工作日内给出终审反馈,省校将中央电大终审结果反馈到各电大进行核对、查看。

(三)毕业审核注意事项

1.凡达到毕业条件的学生如需毕业,教学点应在平台提出毕业申请。如教学点未提出毕业申请,省电大无法将毕业生审核数据上报中央电大审核。漏提毕业申请将导致学生不能按期毕业,由此责任自负。

2.学生一旦生成毕业生电子注册号后即毕业,不允许再以各种原因申请作废电子注册号并恢复学籍。

3.学位申请与毕业申请同时进行,一旦生成毕业生电子注册号将不能再申请学位。不符合学位申请条件和不申请学位的,不得提出学位申请,否则学生将不能毕业。对拟申请学位而尚未达到学位要求的,老系统要填报《**广播电视暂缓毕业名单》,新系统不要提出毕业申请。如不按规定时间上报影响到学生申请学位,责任自负。

4.未提供新华社统一采集电子照片的学生不能参加毕业审核,学生已毕业并拥有电子注册号,必须当学期办理纸质毕业证书。如不办理,学生将失去办证机会,由此责任自负。

5.各电大要在省电大规定时间内完成学生遗留问题的处理,全省电大毕业审核和中央电大办证结束后,不再进行个别学生毕业审核和办证工作。

6.属于中央电大在籍生资格清理范畴的学生,如不能提供教育部与中央电大要求的教育部学历查询网的证明或学历认证报告等相关证明材料,不能参加毕业审核。

7.各电大必须按要求填报《中央广播电视大学学生毕业申请表》,并送交省电大教务处学籍科审核备案。

(四)《中央广播电视大学学生毕业申请表》见附件6。

五、照片链接与证书办理

(一)中央电大已于2009年秋季在全国电大实行新的毕业证书颁发办法,要求省电大提供链接成功的电子照片,由中央电大统一打印毕业证、洗印照片、粘贴照片,加盖钢印后下发给各省电大。新老教务管理系统对各电大照片链接提出了具体要求,毕业生生成电子注册信息后,各电大必须将毕业生信息与新华社采集的图像信息链接无误后才能打印毕业证书。

(二)各市级电大提供打印的毕业证书所需电子照片应为蓝底、标准宽高比推荐为330*440以上、文件大小16K以上。老版教务管理系统毕业生电子照片命名以电子注册数据内的“照片文件名”内容为准,CPS1.0版教务管理系统毕业生电子照片以该生系统内身份证号命名,电子照片后缀名为小写“.jpg”格式,请勿添加汉字或任何标点符号。各电大提交电子照片前务必认真检查照片质量,避免出现照片模糊、马赛克及照片横向等情况。

(三)老版教务管理系统毕业生电子照片需由各市级电大在市校平台链接后上报;CPS1.0版教务管理系统毕业生电子照片各市级电大直接上报即可。照片打包时无需分专业及本专科,新老系统电子照片应分开提交。

(四)省电大完成电子照片链接后将集中反馈链接结果,各电大核对后需及时修改、补交电子照片,并在链接结果下发后2个工作日内重新上报,省电大将进行电子照片集中补链,并反馈2015年秋季新、老教管系统毕业生集中照片链接核对名单。

六、信息清理

(一)关于2015年秋季新生基本信息更正

1.根据中央电大学籍工作安排,从2008年春季开始,新生基本信息核对、更正工作在入学后第一个学期内完成,第二学期以后不再进行老生基本信息更正。

2.我省电大上报中央电大截止时间是每年春季5月31日、秋季11月30日。根据全省电大实际,各电大须在2015年10月30日前到省校教务处学籍科修改,并送交相关数据及材料进行复审,逾期不再受理。根据学生学籍状态,填写对应的《中央广播电视大学信息更正情况统计表》(见附件7-8),主管校长、经手人签字,加盖学校公章。

(二)关于学生在籍期间发生的基本信息变更

学生在籍期间发生的姓名、身份证号、入学文化程度、毕业日期(达到“入学文化程度”的日期,下同)变更不属于上述范畴,允许进行更改。

(三)对未在规定时间内进行学生基本信息更正的个例情况(针对在籍生),如需修改基本信息,市级、直管电大需提交信息修改书面报告,说明未及时修改原因,主管校长签字,加盖学校公章,并根据更正情况提供相应的证明材料。

(四)根据更正内容提供相应的证明材料

1.如需对学生的性别、民族进行更正,须提供身份证复印件(身份证正、反面复印在同一页)或户口本复印件(户口本内常住人口登记卡)。

2.如需对学生入学文化程度及毕业时间更正或变更,须提供毕业证书复印件或学信网网查结果。

3.学生在籍期间发生的姓名变更,须提供身份证复印件(身份证正、反面复印在同一页)、户口本复印件(户口本内常住人口登记卡和登记事项变更和更正记载)、县级以上(含县级)公安部门出具的户籍证明(如户口本复印件上有曾用名信息,可不提供户籍证明)、报名登记表复印件、该生所在页的招生花名册复印件、入学文化程度对应的毕业证书复印件或学信网网查结果。

4.学生在籍期间发生的身份证号变更,须提供身份证复印件(身份证正、反面复印在同一页)、公民身份证号码更正事项告知函复印件或公民身份证号码变更证明复印件、县级以上(含县级)公安部门出具的户籍证明、报名登记表复印件、该生所在页的招生花名册复印件、入学文化程度对应的毕业证书复印件或学信网网查结果。

5.如需对学生的姓名、出生日期、身份证号(含身份证号非正常升位,但非身份证号变更)进行更正,须提供身份证复印件(身份证正、反面复印在同一页)、户口本复印件(户口本内常住人口登记卡和登记事项变更和更正记载)、县级以上(含县级)公安部门出具的户籍证明、报名登记表复印件、该生所在页的招生花名册复印件、入学文化程度对应的毕业证书复印件或学信网网查结果。

6.所有复印件须为A4纸规格,非A4纸规格的复印件须粘贴于A4复印纸上,复印件上标注“复印件与原件相符”,经手人签字,加盖学校公章,依据《中央广播电视大学信息更正情况统计表》的顺序装订。

7.从2014年春季开始,国家开放大学不再受理对学生的姓名和身份证号同时进行变更的学生信息修改事宜。

8.相关证明材料必须一式两份,市、直管电大要分开装订,不允许混在一起。

鉴于部分电大反映,县级以上(含县级)公安部门认为户籍证明可由派出所出具,县级以上(含县级)公安部门不再出具户籍证明,如有此类情况者,请提供派出所出具的户籍证明。

(五)《中央广播电视大学新生基本信息更正情况统计表》、《中央广播电视大学在籍生基本信息更正情况统计表》分别见附件7、8。

七、学位审核

为做好2015年秋季学位申请工作(仅限2015年7月31日毕业生),现提出如下要求:

(一)各电大上报学位申请前,应按照各专业学位申报条件(学位成绩要求、学位材料要求、学位材料上报时间)做好学生学位预审工作,将符合条件学生的毕业生成绩单和相关学位课程成绩单集中打印,并在规定时间内按时上报。

(二)各电大要按规定的学位申请标准和申报方式,认真核对学生姓名、性别、学号全码与申报专业学位是否相符,审核无误后在规定时间内将书面材料及电子版(电子版材料中需上报以申请人身份证号命名的电子照片一张)上报到省电大教务处学籍科。

(三)凡申请学位者都要提供本人身份证复印件一份,同时在身份证复印件上填写学生的政治面貌、籍贯(籍贯到市,如ⅹⅹⅹⅹ市)。

(四)上报的学位材料需按人、分专业装好,并在档案袋封面填写学员姓名和申请专业名称。

(五)关于“开放教育学习指南”课程的说明。中央电大对各专业统一设置“开放教育学习指南”课程,统一教材,但该课程不列入申请学位统设必修课程范畴。

(六)CPS1.0版教务管理系统学位申请注意事项:

1.本系统学生的学位申请与毕业审核申请同步进行,不能出现遗漏。

2.学生的学位论文指南、毕业论文和相对应专业学位外语成绩不再由省校统一录入,各电大必须与专业规则其它课程一样对以上课程进行选课、报考操作。

3.毕业论文、学位论文指南成绩由各教学点自行录入;学位外语成绩由各市、直管电大汇总后上报省电大教务处考务科,由考务科负责成绩录入。

4.以上条件都符合相关专业学位申请标准后,学生才能在毕业审核时同步申请学位。

(七)《中央广播电视大学学士学位审批表》见附件10。

八、图像采集

(一)各电大要高度重视学生图像信息采集工作,及时安排辖属教学点进行学生图像信息采集,务必于学生毕业前一学期内采集完毕。

(二)新华社将图像信息采集光盘下发后,各电大要及时组织教学点进行学生基本信息核对,并将图像信息勘误反馈给新华社以便及时更正。

(三)毕业生电子注册图像信息有误,可以申请更改。各电大可向省电大集中报送一次更正信息,各电大填写《网站图像信息更新表》,提供16K以内的jpg照片,并以“姓名+电子注册号”命名。

(四)各电大上报毕业生电子注册图像信息更正截止时间是2015年10月30日,逾期不再受理。

(五)《中央电大网站图像信息更新表》见附件11。

九、证书更换

(一)各市、直管电大收到学生毕业证书后,要在第一时间发放到学生手中,严禁以任何理由扣押、缓发。如学生发现本人毕业证书照片信息与实际信息不符,需携带毕业证书及相关证明材料到教学点提出更换申请。各市、直管电大将更换毕业证书申请和相关证明材料送交省电大进行审核,并填报《中央广播电视大学毕业生基本信息更正情况统计表》。经省电大审核,如学生毕业证书照片信息确有错误,可按中央电大相关要求进行更换。

(二)学生更换毕业证需重新提供本人电子照片一张,由省电大从教务管理系统中重新进行电子照片链接,同时向中央电大提交更换毕业证书学生的打证数据、修改数据和电子照片,并将证明材料、已颁发的毕业证书、学生学习成绩单和花名册、中央广播电视大学办理毕业证书明细表》(此表需省电大相关负责人审核、签字、盖章)邮寄到中央电大教务处学籍管理科进行审核。中央电大收到相关数据和证明材料后,进行审核。如情况属实,将为学生重新颁发毕业证书。

(三)各电大上报更换毕业证书申请截止时间为2015年10月30日,过期不再受理。

(四)《中央广播电视大学办理毕业证书明细表》见附件9。

十、毕业证明书

(一)毕业证书是学生获取学历的证据,学生遗失后,不再补发。如学生提出申请,可出具毕业证明书,证明书与原证书具有同等效力。毕业证明书由中央电大出具。

(二)纸质材料要求

1.学生办理毕业证明书须向省电大提出申请,并填写《中央广播电视大学办理毕业证明书审批表》见附件12。

2.身份证复印件贴在审批表上。

3.2寸,蓝底照片2张。一张贴在审批表右上角照片处,另一张用曲别针别在审批表左上角,为保护照片正面不被曲别针划坏,请把照片背面朝外,背面注明姓名。

(三)电子材料要求

1.电子照片以姓名+电子注册号方式命名,大小在16K以内,像素规格150*210。

2.电子照片需与提交的纸制照片同版。

(四)各电大上报办理毕业证明书截止时间为2015年10月30日,过期不再受理。

十一、毕业生档案

(一)毕业生档案包括《中央广播电视大学开放教育入学登记表》、《毕业生学习成绩表》和《中央广播电视大学毕业生登记表》。毕业生档案材料应统一装入档案袋,密封后加盖市级、直管电大公章。

(二)毕业生档案由市级、直管电大负责整理、装袋、加封、发放。在颁发毕业证书时,一并交给学生本人,由学生交所在单位人事部门存档,同时办理档案移交手续。

十二、毕业证的领取、发放及后期工作

(一)毕业证办回后,省校将及时通知下发,各电大学籍人员要按毕业名单逐一核对毕业证后签字领取。学籍人员不能亲自领取的,由该校指派其他正式教职工携本人身份证及学校介绍信领取。

(二)各市级电大领取毕业证书后,要妥善保管,在向辖属教学点、学生发放证书时,要履行交接和领取登记手续。凡遗失、损坏的证书,可补办毕业证明书。

(三)当学期毕业审核工作结束后,各电大要打印完整的毕业生名册及成绩册,加盖学校公章存档备查。

附件:1.山东广播电视大学教育部统考免考和中央电大课程免修免考登记表

     2.中央广播电视大学学生转专业审批表          

3.中央广播电视大学学生自愿退学申请表

         4.中央广播电视大学学生省际转学审批表

         5.山东广播电视大学学籍异动汇总表

6.中央广播电视大学学生毕业申请表

7.中央广播电视大学新生基本信息更正情况统计表

8.中央广播电视大学在籍生基本信息更正情况统计表

9.中央广播电视大学毕业生基本信息更正情况统计表

10.中央广播电视大学学士学位审批表

11.中央电大网站图像信息更新表

         12.中央广播电视大学办理毕业证明书审批表

         13.课程免修免考申请表

         14.网考免考申请表

                           

山东广播电视大学教务处

 2015年7月3日

山东广播电视大学办公室               2015年7月3日印发

附件【关于2015年下半年全省电大开放教育学籍管理工作安排的通知(附件).rar已下载
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